З поступовим наближенням Збройних Сил України до нових стандартів та структур, відбувається і процес унормування документообігу.
Про це інформує Генеральний штаб ЗС України.
Першими кроками у зменшенні документообігу в ЗС України стануть:
– заборона на створення (відпрацювання) книг, журналів, на рівні від відділення до батальйону, які не передбачені нормативними документами;
– записи, які раніше вносилися до журналів інструктажів із заходів безпеки та про їхнє проведення будуть вноситися до журналу обліку бойової (індивідуальної) підготовки без складання окремих (додаткових) списків особового складу;
– щоденна (щотижнева, щомісячна) підготовка статистичних даних, не передбачених табелем термінових донесень; буде виключена із практики;
– у разі надходження до підрозділу вказівок від вищого командування (телеграм, доручень, розпоряджень), які надходять з різних органів військового управління, але мають подібний (дублюючий) зміст, відповідь надаватиметься одним документом із зазначенням декількох одержувачів у розрахунку розсилки;
– під час видання нормативних документів (наказів, розпоряджень) органами військового управління зазначатиметься вичерпний перелік документів, які повинні відпрацьовуватися військовими частинами (підрозділами) також буде виключено використання формулювань: «інші документи за необхідності», що призводить до надлишкового документоутворення.
Окрім цього, у Збройних Силах України належну ефективність протягом останніх років показала захищена система електронного документообігу «СЕДО».
Триває робота й над унормуванням нормативних документів для уніфікації особистих документів військовослужбовців. Паралельно проводяться дослідження щодо введення в дію автоматизованої електронної системи, яка передбачає використання електронного військового квитка (ЕВК).
Впровадження єдиного електронного військового квитка полягає у заміні паперових особистих документів військовослужбовця на електронний носій (пластикову карту). Використання електронної картки спростить виконання повсякденних завдань військовослужбовцем (відмітки про відрядження, отримання зброї, матеріальних засобів тощо). ЕВК надалі може замінити посвідчення офіцера, військовий квиток, медичну книжку, реєстр речового майна, зброї тощо. Також ЕВК можна буде використовувати як перепустку в систему контролю і управління та виступатиме захищеним носієм особистого ключа, ключа доступу до інформаційно-аналітичних систем тощо.
Питанням створення та впровадження до війська електронного посвідчення військовослужбовця опікуються відповідні структурні підрозділи Міністерства оборони та Збройних Сил України.
ЕВК має бути у вигляді пластикової картки, розміром з банківську карту для виплат на якій міститься чіп (декілька чіпів), де зберігатимуться дані персоніфікації та кваліфікований електронний підпис. Функціонал ЕВК може змінюватися як у бік збільшення (додавання), так і в бік зменшення (відкидання) непотрібних функцій.